Wat is Visueel Management?
De naam zegt het al. Visueel Management houdt in dat je werk zichtbaar of beeldend is. Alleen praten over het proces is niet voldoende. Wat zowel Lean als Six Sigma vereist is een zichtbaar proces. Zonder een inzichtelijk proces valt er ook amper op een effectieve manier aan het proces te sleutelen.
Uit onderzoek blijkt dat veel mensen denken en leren in beelden. Jaap Murre, professor neuropsychologie aan de universiteit van Amsterdam, concludeerde uit zijn onderzoek dat maar liefst 60% van de mensen leert in beelden. Dit is op zich ook logisch. Een beeld zegt immers meer dan 1000 woorden. Daarom is het verstandig om je proces zoveel mogelijk visueel te maken. Dit betekent niet dat je geen woorden mag gebruiken. Maar er is een duidelijk verschil tussen je dag beginnen…
Op deze manier:
Bij deze foto kan je zien dat er verbaal gecommuniceerd wordt en er zal ongetwijfeld ook het een en ander opgeschreven worden. De vraag is nu echter of alle deelnemers daadwerkelijk genoeg op zullen schrijven. Meestal is er een notulist bij dit soort vergaderingen, dus vaak hoef je niet eens wat te schrijven. Alleen zitten en luisteren is voldoende. Er is hier waarschijnlijk bij veel mensen sprake van een passieve houding.
Of op deze manier:
Visueel Management in de vorm van een Kanban waarbij actief geschreven wordt en Post-its opgehangen worden. hier worden mensen opgeroepen om mee te denken en wordt beslist niet gezeten. Een Kanban wordt meestal ingezet tijdens de Dagstart, waarbij van het team verwacht wordt dat ze proactief bezig zijn met het proces zo efficiënt mogelijk indelen.
Voorbeelden van Visueel Management
Er zijn meerdere manieren om Visueel Management te implementeren in je dagelijkse routine. Visueel Management heeft als doel om duidelijk te maken hoe het er voor staat met het proces. Op de Gemba (de werkvloer) zijn er meerdere visuele elementen te vinden die allemaal hier een bijdrage aan leveren. Drie elementen die voor Visueel Management fundamenteel zijn, zijn onder andere de Control Chart, de Kanban en de Yamazumi Chart. De meest bekende vorm van Visueel Management is het gebruik van de Kanban, waar je een voorbeeld van zult zien als je verder naar beneden scrolt. De Kanban komt in vele vormen en maten en wordt niet alleen in Lean Daily Management dagelijks gebruikt, maar ook bij andere methodieken waaronder Agile en Scrum.
De Control Chart gebruiken we om te zien of ons proces beheerst is. Meer informatie
Control Charts bieden inzicht in het proces. Het laat zien of je proces beheerst of niet beheerst is aan de hand van de variantie die te zien is aan de tabel. De natuurlijke variantie blijft keurig tussen de lijntjes, maar wanneer er sprake is van niet-natuurlijke variantie, dan vallen ze buiten de lijntjes.
Meer weten over Control Charts en hoe je kan zien of je proces beheerst is? Neem eens een kijkje op de pagina: “Is het proces beheerst” door op de knop te klikken!
Een voorbeeld van een Kanban is waar we nu naar kijken. Een bord die een visuele weergave biedt van het proces. Meer informatie
De Kanban fungeert als een constante visuele representatie van de staat van het proces. Je zal veel voorbeelden tegenkomen zoals die hiernaast. To do, Doing en Done zijn hele logische termen om de taken in onder te verdelen, al zie je soms Waiting ook terugkomen indien taken afhankelijk zijn van elkaar. Een Kanban wordt vooral gebruikt bij de Dagstart. De Dagstart duurt meestal om en nabij 10 minuten. Het is een manier om samen met de groep het werk en de progessie te bespreken, waarbij de groep zelf met initiatieven voor verbetering moet komen.
Een Yamazumi Chart biedt inzicht in wat er binnen één of meerdere processtappen gebeurt. Meer informatie
Het woord Yamazumi betekent letterlijk “stapel” in het Japans. Het gaat hier om een reeks stappen in een proces die inzichtelijk worden gemaakt. De chart helpt ook om inzichtelijk te krijgen in hoeverre er aan de TAKT-tijd wordt voldaan. Met TAKT-tijd bedoelen we de tijd waarbinnen een stap of een reeks stappen uitgevoerd dient te zijn. Om er voor te zorgen dat iedere schakel in het proces de TAKT-tijd haalt worden de onderlinge taken uitgebalanceerd. Iedere schakel moet ongeveer aan dezelfde hoeveelheid taken komen. Zo komen er ook geen bottlenecks (opstoppingen) in het proces en kan het proces in een mooie flow doorlopen.