Hoe wij processen in kaart brengen
Bij Lean en Six Sigma is het belangrijk om een inzichtelijk proces te hebben. Als je niet gewend bent om te werken met visueel management, dan is nu een mooi moment om daaraan te gaan wennen. Processen in kaart brengen is een belangrijke eerste stap om het proces uiteindelijk te kunnen verbeteren. Op deze pagina gaan we ons verdiepen in processen en hoe we deze inzichtelijk kunnen krijgen. We gaan hierbij onder andere gebruik maken van termen zoals Value Steam Map (VSM), SIPOC, en Proces Maturity Model, die we op deze pagina globaal benoemen.
- De opbouw van een proces
- Hoe maak je een SIPOC Model?
- De verschillende niveaus in het Process Maturity Model
- Een proces in kaart brengen met een Value Stream Map
Leren hoe je kunt waarnemen of je proces beheerst is? Klik op deze knop om de pagina te bezoeken!
De opbouw van een proces
Hier zien we de opbouw van een proces. Het proces is altijd te verdelen in de vijf stappen die in dit figuur te zien zijn. Hieronder staan deze stappen ook. Klik op de namen voor meer informatie over deze processtap.
Input
- Mensen
- Materiaal
- Machine
- Methode
- Metingen
- Manager
- Moeder Natuur
Het proces wordt in kaart gebracht met een Value Stream Map (VSM). Zo verandert de Black Box naar een White Box en wordt het proces proces transparant.
Het resulterende product of de geleverde dienst. Indien het resultaat voldoet aan de Critical to Quality (CTQ) van de klant, dan gaat het naar de klant. Zo niet dan is er sprake van uitval.
Hoe maak je een SIPOC Model?
Processen in kaart brengen kan eenvoudig gedaan worden door middel van een SIPOC Model. De SIPOC wordt gebruikt om het proces te verdelen onder 5 categorieën. (Supplier, Input, Proces, Output en Customer). Hierboven hebben wij een proces laten zien wat ook verdeeld was over 5 categorieën. Die zijn verdeeld op dezelfde manier, maar dan met een iets andere benaming: (LIPOK. Leverancier, Input, Proces, Output, Klant) Beide benamingen staan voor hetzelfde. Het doel van de SIPOC is om de scope van je proces te bepalen.
Hieronder laten we een voorbeeld zien van hoe je een SIPOC model opzet en wat je waar noteert.
Supplier
De persoon of schakel die verantwoordelijk is voor het aanleveren van de inputs. Afhankelijk van welke inputs dit zijn kan dit dezelfde persoon zijn als de Customer.
Voorraadbeheer
Het planningssysteem
CRM-systeem
Klant
Input
Welke inputs worden gebruikt om het proces in gang te zetten? Wat gebruiken we in het proces.
Koelkast op voorraad
Beschikbaarheid v/d vervoerder
Factureringsgegevens
Proces
De verwerking van de input om uiteindelijk de output op te kunnen leveren. Kortom, welke stappen doorloop je om bij de Output te komen.
Het leveringsproces
Output
Dit is wat de klant bij jou komt afnemen. Deze output dient aan een bepaalde klantwens te voldoen.
De koelkast
De pakbon
De factuur
Customer
Dit is de klant of afnemer. Het is belangrijk dat je weet voor wie je iets oplevert.
De klant
De vervoerder
Administratie
De verschillende niveaus in het Process Maturity Model
Het Process Maturity Model is een tool om de volwassenheid van je organisatie te toetsen. Het bestaat uit 6 niveaus, waarvan niveau 5 het hoogst is en niveau 0 het minpunt. Omdat we zo min mogelijk fouten willen maken in ons proces is het streven om uiteindelijk een zo volwassen mogelijk proces te hebben. Dit is immers niet alleen van invloed op het proces zelf, maar ook op de output die je creëert.
Indien je wilt weten wat de individuele niveaus inhouden, klik er dan op voor meer informatie!
Er is geen sprake van een georganiseerd proces. Iedereen handelt willekeurig en ongecoördineerd.
Het proces, zoals het zou moeten verlopen, staat beschreven. Echter houdt niemand zich hier aan en handelt iedereen nog steeds willekeurig
De processen zijn beschreven en een aantal mensen / afdelingen werken volgens de beschreven voorbeelden. Er zijn echter ook nog steeds mensen en afdelingen die hun eigen gang gaan.
De processen zijn beschreven en iedereen werkt volgens het beschreven proces. De gemaakte koppelingen tussen de processen zitten ook logisch in elkaar.
De processen zijn beschreven en iedereen werkt volgens de beschreven processen. Er wordt tevens gestuurd op de resultaten uit het proces.
Er wordt actief gestuurd op het proces. Ook worden de opgeleverde resultaten gebruikt als input voor een continue verbetercyclus. Men gebruikt het principe van Plan, Do, Check, Act (PDCA) om de kwaliteit van de output en het werkproces zelf steeds beter te maken.
Een Proces in kaart brengen met een Value Stream Map
De Value Stream Map (VSM) valt onder de 5 stappen naar Lean. Namelijk de tweede stap: ‘Waardestroom’. Bij een VSM beschrijf je niet hoe een proces zou moeten lopen, maar beschrijf je daadwerkelijk hoe het proces loopt. Je hebt namelijk voor deze stap niets aan een proces dat alleen in theorie goed is. Het helpt hierbij om een bestaande, reeds voorgevallen casus te gebruiken. De situatie zit immers dan nog vers in je geheugen en kan in de data eventueel terug gehaald worden. Vervolgens, zodra dat proces in kaart is gebracht, kan je Muda gaan verwijderen uit het proces en de individuele schakels in balans proberen te krijgen.
